A nivel mundial y local, se hace cada día más evidente y necesario el rol de la tecnología en el desempeño de tareas diarias laborales bien sea dentro o fuera de una oficina. Y es que el hecho de estar a distancia no significa que no se pueden lograr resultados de negocio o tener una excelente experiencia de colaboración y trabajo remoto.
Tener una conversación entre colegas, escribir notas, compartir contenido, trabajar en equipo y usar una pizarra son actividades que hoy en día pueden realizarse sin ningún tipo de inconveniente de forma virtual.
Para sacar el máximo provecho de estas instancias y que las experiencias sean exitosas, Cisco comparte las siguientes recomendaciones:
Preparar el ambiente
Dedicar un espacio que sea ergonómico, cómodo y productivo es recomendable, y más aún si se ubica hacia una ventana para obtener luz natural, para contar con la iluminación adecuada. También se sugiere evitar o eliminar cualquier elemento distractor.
Minimizar las distracciones en las reuniones
Es inevitable que se escuche un poco de ruido de fondo. Incluso con las puertas cerradas, la mejor manera de evitar que los ruidos distraigan a otros en la llamada es silenciarse cuando no se está hablando.
Accesorios de buena calidad
Poder tener una laptop o dispositivo en buenas condiciones y unos auriculares con cancelación de ruido -por ejemplo- es una excelente manera de mantenerse enfocado.
Hacer una pausa
Estar en la oficina puede hacer más fácil tomar descansos. Sin interacción social en persona, es fácil pasar horas sin tomar los mismos descansos que en una oficina. Tomarse momentos regulares para estirar su cuerpo es fundamental, siendo una idea de pausa programar chats virtuales de café con los miembros del equipo entre reuniones.
Video vulnerable
En persona, los trabajadores se involucran fácilmente ya que pueden ver las reacciones de todos. Compartir videos puede ser intimidante al principio, pero el equipo pronto se acostumbrará a compartir videos en discusiones remotas interactivas e interesantes.
Una conversación directa, uno a uno
En los ambientes virtuales, establecer un estado personalizado les permite a las personas saber lo que otra está haciendo, por ejemplo: «Salí a almorzar». Puede verificar fácilmente la disponibilidad de un colega. Incluso si esa persona está en una llamada activa, una conversación puede ser iniciada enviando mensajes en un espacio 1:1.
Compartir para demostrar interés
Mantener la atención en una reunión virtual no es diferente a lo que sucede en persona. Compartir una pantalla o presentación y usar anotaciones ayuda a los participantes remotos a mantenerse comprometidos y seguir el hilo de la conversación.
Ideas en el aire
Al igual que en una oficina física, compartir ideas en una pizarra es parte clave del trabajo conjunto. En una reunión virtual, ¡es aún mejor! En la vida real, existe el riesgo de que se borre o sobrescriba una pizarra blanca. Cuando pones la pizarra virtualmente, las ideas se guardan y pueden retomarse posteriormente, abrir cualquier pizarra creada previamente y editarlas en tiempo real.
Expresarse de mejor forma
Cuando se envían mensajes, la otra persona no puede ver las reacciones. Si una imagen dice más que mil palabras, entonces un GIF es una excelente manera de expresarse.
